3 ประเด็น ความเสี่ยงการทำงาน ช่วง COVID-19 เลือกใช้แพลตฟอร์ม Online อย่างไร ให้ความลับบริษัทไม่รั่วไหล I อ.ภูมิพร MS

ล่าสุด อ.ดร.ภูมิพร ธรรมสถิตย์เดช อาจารย์ประจำสาขาการจัดการและกลยุทธ์ วิทยาลัยการจัดการ มหาวิทยาลัยมหิดล หรือ CMMU อนุสาวรีย์ชัยสมรภูมิ วิภาวดีรังสิต ได้วิเคราะห์ถึงความเสี่ยงในการบริหารงาน โดยการใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ที่เหมาะสม ไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้


 

 เมื่อเกิดการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา (โควิด19) ทุกคนต้องแยกย้ายกลับไปทำงานที่บ้าน การทำงานจากที่บ้าน มุมมองของคนไทยไม่ค่อยได้มองปัญหาเชิงลึก โดยปัญหาที่ต้องให้ความสำคัญแบ่งประเด็นได้ดังนี้

ประเด็นที่ 1
คนที่ทำงานที่บ้าน มุมที่เราไม่ได้มองกันในเชิงลึกคือ บุคคลดังกล่าวยังทำงานให้กับองค์กรอยู่ ซึ่งเป็นการการทำงานลักษณะ Online ซึ่งการทำงานแบบ Online มีความเสี่ยง

ประเด็นที่ 2
บุคคลที่ทำงานเป็นตัวบริบทด้วยตัวของเขาเอง หรือภายใต้เงื่อนไขที่พักอาศัยหรือบ้าน ซึ่งหลายคนยังไม่ได้พูดถึง เนื่องจากแต่ละคนไม่พร้อมทางด้านสถานที่ บางบ้านไม่พร้อมสำหรับการทำงานเนื่องจากภายในบ้านมีสภาวะการดูแลลูก ดูแลคุณพ่อคุณแม่ ส่งผลให้บุคคลนั้นใส่ใจในการทำงานลดน้อยลง

ประเด็นที่ 3
ประเด็นของความเสี่ยงของการทำงาน คือเรื่องการเตรียมงาน การสื่อสาร ที่น่ากลัวคือ ระบบความปลอดภัย (Safety system) โดยเฉพาะฐานข้อมูลต่างๆของบริษัท

หากเรามองย้อนทีละประเด็น จะแบ่งประเด็นเป็น 3 ปัจจัย
1. ด้าน Digital Technology
2. ด้าน Business Performance
3. ด้าน Human Resources

- Digital Technology เมื่อทุกคนกลับบ้านไป ทุกคนก็จะเจอกับภาวะ Infrastructure ส่วนบุคคล ทั้งเรื่องของ Firewall รวมถึงระบบการแฮกข้อมูล รวมถึงระบบอินเทอร์เน็ตที่เสถียรหรือไม่ รวมถึงตัวข้อมูลบางข้อมูลที่ Sensitivity

เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้เรามาคุยกันในรูปแบบ Online ถือเป็นพื้นที่สาธารณะ

นอกจากนี้ จะเสี่ยงกับระบบ phishing และรวมถึงการเจอข้อมูลที่เป็นเท็จ ทำให้เราอาจจะถูกหลอกโดยเฉพาะเรื่อง password ส่วนบุคคล ทั้งความถูกต้องทั้ง password ที่ใช้ในทำงานและ password ที่ใช้ส่วนตัว ทุกอย่างจะสามารถถูกขโมยข้อมูลส่วนตัวหรืองานได้

ภาพตรงนี้ คิดว่าองค์กรอาจไม่คำนึงถึง เนื่องจากเราจะต้องเตรียมการในการวางแผนการทำงานที่บ้าน ดังนั้นองค์กรจะต้องวางแผนด้านการวางกลยุทธ์ ที่จะส่งผลต่อประสิทธิภาพของงานและข้อมูลที่เป็นความลับ ซึ่งเรื่องนี้ถือเป็นเรื่องการจัดการความเสี่ยง (Risk Management) องค์กรไม่ได้วางแผนในรูปแบบเชิงรุก (Proactive) เอาไว้ เมื่อพนักงานต้องทำงานจากที่บ้านแล้ว พนักงานจะทำอย่างไรเพื่อจัดการความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น

แนวทางในการบริหารความเสี่ยงได้ง่ายที่สุดคือ
1. องค์กรต้องวางแผนในรูปแบบของ VPN ทำอย่างไรให้พนักงานสามารถ login เพื่อเข้ามาทำงานในแต่ละเฟิร์มแวร์ (Firmware) ได้
2. องค์กรจะต้องดำเนินการจัดเตรียม ในเรื่องของ Data Storage หรือการเก็บข้อมูลในรูปแบบ VPN โดยกำชับว่า ข้อมูลบางอย่าง เป็นข้อมูลลับ บางครั้งเราไม่รู้ว่าการใช้งานในบางแพลตฟอร์ม Online อาจเป็นจุดรั่วไหลของข้อมูล ไม่เหมาะสมในการใช้เพื่อการรับส่งข้อมูลของงาน

เนื่องจากบางแพลตฟอร์มนั้นบางครั้งสิ่งที่เราคุยกัน ระบบจะดำเนินการเก็บข้อมูล และข้อมูลดังกล่าวจะถูกสังเคราะห์เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ประโยชน์ในมุมอื่น ซึ่งข้อมูลบางอย่างที่สำคัญ คือ ความอ่อนไหว (Sensitive) เช่น การออกสินค้าใหม่ของบริษัท หรือข้อมูลที่ทางบริษัทกำลังคิดสินค้าและบริการอะไรใหม่ ข้อมูลเหล่านี้อาจโดนเปิดเผยในมุมกว้าง สิ่งเหล่านี้ถือว่าเป็นความเสี่ยง นำไปสู่สภาวะ Business Risk อีกด้วย

ดังนั้นการบริหารความเสี่ยงต้องเลือกบริหารรูปแบบการสื่อสารออนไลน์ (Information risk) ให้ดี เพื่อป้องกันปัญหา Product and Business Risk เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลของบริษัทหลุดไปภายนอกได้

อีกเรื่องเป็นเรื่อง Human Resources เราจะเห็นได้ว่าบุคลากรของเรายังไม่มีความพร้อมโดยเฉพาะทักษะทางด้านดิจิตอลซึ่งทางองค์กรไม่ได้เตรียมพร้อมที่จะฝึกพนักงาน

เมื่อสถานการณ์ทุกบีบบังคับให้ทำงานที่บ้านและต้องทำงานออนไลน์ ผ่านดิจิตอลแพลตฟอร์ม ความรู้ความสามารถของพนักงานมีเพียงพอหรือไม่ และเรื่องที่ต้องระวังแบบง่ายๆ มีความรู้เพียงพอหรือเปล่าโดยเฉพาะเรื่องพาสเวิร์ดประจำตัว ซึ่งจะต้องเปลี่ยนให้ยากขึ้นเพื่อให้คนที่ไม่หวังดีไม่สามารถรู้และนำไปใช้ได้ง่าย รวมถึงโฆษณาที่มีอันตรายมักหลอกให้เข้าไปที่เว็บไซต์และดึงข้อมูลส่วนบุคคลของเรา

อีกมุมหนึ่งเป็นเรื่องของการเห็นอกเห็นใจในเรื่องการทำงานร่วมกันเช่น พนักงานทำงานนั้นต้องเปิด - ปิด แพลตฟอร์มออนไลน์เพื่อให้ระบบแสดงเวลาการทำงาน ว่าเข้างานกี่โมงถึงกี่โมง เพื่อให้ทางบริษัทสามารถตรวจสอบได้ คล้ายกับการตอกบัตรเข้า-ออกที่ทำงาน

ซึ่งรูปแบบดังกล่าวควรเปลี่ยนเป็นการดูเนื้องานในงานบางประเภทและรูปแบบของการทำงานเพิ่มมากขึ้น เพราะหากพนักงานทำงานแสดงเวลาการทำงานก็ไม่ได้หมายความว่าเขาทำงานตามคำสั่งได้จริง

อีกหนึ่งสิ่งที่หน่วยทรัพยากรบุคคลต้องเข้าใจคือ การทำงานที่บ้านพนักงานมีเงื่อนไขที่แตกต่างกันไปตามที่ได้กล่าวในข้างต้นส่งผลทำให้พนักงานไม่มีสมาธิในการทำงาน รวมถึงบรรยากาศการทำงานของพนักงานไม่พร้อมสำหรับการใช้รูปแบบของวีดีโอคอล

สิ่งที่จะแก้ไขปัญหานี้ได้คือ องค์กรเปิดโอกาสให้สามารถจัดตารางงานกำหนดระยะเวลาของงานให้ชัดเจนและคุยงานให้กระชับ เพื่อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

อย่าลืมว่าช่วงเวลาโรคระบาคโควิด19 (COVID-19) ยังคงมีอยู่ และหากเลวร้ายสุดคาดว่าใช้ระยะเวลาอีก 5 เดือน หากเป็นเช่นนั้นก็จะส่งผลให้เห็นว่าเมื่อมนุษย์วมกลุ่มกันอยู่บริเวณตรงไหน  บริเวณนั้นก็จะเกิดก่ออาชญากรรมเพิ่มสูงขึ้น ( Cyber Criminals ) จุดนี้ต้องระวังเช่นเดียวกัน


___________________________________________________________






#โอกาสทางอาชีพ “ตัวจริง” ขององค์กร สมัครด่วนเรียน ป.โท -ป.เอก วิทยาลัยการจัดการ #มหาวิทยาลัยมหิดล – #อนุสาวรีย์ชัยสมรภูมิ #วิภาวดีรังสิต พร้อมโอกาสเรียนจบภายใน 18 เดือน
🎯🎯ฝึกการสร้าง BRAND และพัฒนาสินค้าบริการ, Digital Marketing , Strategic Planner, การเงิน, HR กลยุทธ์, ผู้ประกอบการธุรกิจอาหาร และ Innovative Startup เพื่อให้พร้อมเป็นผู้บริหารมืออาชีพหรือผู้ประกอบการในยุค Disruption
.
อย่ารอโอกาส...ยุคเศรษฐกิจถดถอย เราต้องตื่นตัวและมีความพร้อมอยู่เสมอ เพื่อให้คุณเป็น “ตัวจริง” ขององค์กร พร้อมยืนหยัด สู้ทุกสถานการณ์ในยุคเศรษฐกิจแบบนี้ การเลือกศึกษาต่อกับสถาบันที่ได้รับการันตีคุณภาพหลักสูตรจากหน่วยงานรับรองมาตรฐานการศึกษาทางด้านบริหารธุรกิจและการบัญชีระดับนานาชาติ (AACSB) จึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสม
.
เปิดรับสมัครวันนี้ – 25 พฤษภาคม 2563
สมัครเข้าศึกษาฯ 👉 https://rebrand.ly/CMMUonlineapplicationApril2020
ข้อมูลเพิ่มเติมหลักสูตรไทย 👉https://rebrand.ly/CMMUThaiProgramApril2020